想要让你的Word文档看起来专业又整齐,但又不想一遍遍地手动调整字体、大小、颜色和段落间距？那你一定要学会用格式刷这个神奇的小工具，它就像是一个魔法棒，能把你喜欢的一段文字或一个段落的“样子”瞬间复制到其他地方，省时又省力，下面我就来详细教你怎么用好它。

第一步：认识格式刷在哪里

打开你的Word文档,在软件界面的左上角，或者“开始”菜单栏里，你会看到一个像小刷子一样的图标，旁边可能写着“格式刷”，它就是今天的主角，用鼠标指着它，通常会显示“格式刷（Ctrl+Shift+C）”的提示。

第二步：基础用法——刷一次

这是最常用的功能,适合美化一个或多个不连续的小地方。

1. 找到“榜样”：用鼠标选中你已经设置好格式的那段文字或那个标题，你把一个标题设置成了“微软雅黑、二号字、加粗、蓝色”，那就用鼠标拖动选中这个标题。
2. 单击格式刷：用鼠标左键单击一下“格式刷”图标，这时你会发现，你的鼠标指针旁边多了一个小刷子的形状。
3. 刷向“目标”：带着这个小刷子指针，去找到你想要变得和“榜样”一样的那段文字，用鼠标左键按住不放，拖动选中这些文字。
4. 完成复制：当你松开鼠标左键的那一刻，你会发现目标文字的字体、大小、颜色、加粗、斜体等所有格式，瞬间就变得和“榜样”一模一样了！刷完之后，鼠标指针旁边的小刷子也会自动消失，表示这次魔法结束了。

第三步：进阶用法——无限次刷

如果你有好几处文字都想做成同一个样子,用上面的方法就得来回重复操作，很麻烦，这时候就要用“无限刷”模式。

1. 依然先选“榜样”：和之前一样，先选中那个格式完美的文字或段落。
2. 双击格式刷：关键的一步来了！这次不是单击，而是用鼠标左键双击“格式刷”图标，双击后，鼠标指针旁边的小刷子会一直存在，不会轻易消失。
3. 尽情去刷：你就可以随心所欲了，看到哪段文字需要统一格式，就用小刷子指针去拖动选中它，它会立刻变样，然后你可以继续找下一段，再刷一下……想刷多少就刷多少，完全没有限制。
4. 关闭魔法：当你把所有需要美化的地方都刷完了，记得再单击一次“格式刷”图标，或者直接按一下键盘上的 ESC 键，这样小刷子就会消失，鼠标指针恢复正常，结束这次高效的格式复制。

第四步：高手技巧——刷整个段落

格式刷不仅能复制文字的样子,还能复制整个段落的“布局”，比如行距、缩进、项目符号、对齐方式等。

操作方法和前面完全一样,无论是单击刷一次还是双击无限刷，你只需要在选中“榜样”的时候，注意一点：最好将段落末尾的段落标记（就是那个弯弯的箭头符号）也一起选中，这个标记里储存了段落的全部格式信息，这样当你去刷目标段落时，不仅文字会变，整个段落的排版也会变得和“榜样”段落完全一致。

第五步：键盘快捷键——效率翻倍

如果你喜欢用键盘,速度会更快：

• 复制格式：选中榜样文字后，按 Ctrl + Shift + C。
• 粘贴格式：选中目标文字后，按 Ctrl + Shift + V。

这个快捷键组合的效果和单击格式刷是一样的,如果你想连续刷多处，可以先用Ctrl+Shift+C复制榜样格式，然后不停地用鼠标选中不同目标，并按下Ctrl+Shift+V来粘贴格式。

使用格式刷时的小提醒：

• 小心过度：刷格式前，确认目标内容适合榜样格式，别把正文刷成标题那么大，影响阅读。
• 撤销大法：如果不小心刷错了，别慌，立刻按 Ctrl + Z 撤销上一步操作。
• 清除格式：如果刷完后悔了，想恢复成原始样子，可以先选中被刷错的文字，然后在“开始”菜单栏里找到一个像橡皮擦的图标，写着“清除所有格式”，点一下就能恢复清白。

格式刷是一个看似简单却威力巨大的工具,只要你熟练掌握了单击、双击和快捷键这几种用法，处理文档格式就会变得非常轻松，多练习几次，你就能成为美化文档的快手专家，再也不用为排版而烦恼了。