直接把Excel表格转成PDF，这事儿听起来简单，但要想转出来的PDF跟你在电脑上看到的表格一模一样，行不乱、列不歪，数字清晰，方便你发邮件或者存底，还是有几个小门道要说道说道的，你别看只是点几下鼠标，里面的细节不注意，出来的效果可能就大打折扣，不是表格被挤到一边,就是字小得要用放大镜看。
最省事儿、最直接的办法，就是利用Excel软件自己就带有的“另存为”功能，这个方法几乎适用于所有人，不管你用的是哪个版本的Excel，操作都大同小异,而且能最大程度地保持你原表格的样貌。
你得把你那个想转换的Excel文件打开，检查一下，看看里面的数据都显示全了吗？有没有哪一列太窄了，字被遮住了一半？如果有，最好先手动调整一下列宽行高，让所有内容都舒舒服服地显示在单元格里，因为你在Excel里看到的是什么样，转换成PDF后基本上就是什么样，所以转换前的这个“预览”很关键。
调整满意之后，你就点击屏幕左上角的“文件”按钮，别点保存，要点它下面那个“另存为”，会弹出一个让你选择保存位置的窗口，在这个窗口里，有个最重要的地方，保存类型”或者叫“格式”的下拉菜单，你点开它，在一大串格式列表里面，找到“PDF”这个选项，通常它可能叫“PDF (*.pdf)”,选中它。
这时候，先别急着点保存，你留意一下，在“另存为”窗口里，一般还会有一个“选项”按钮，这个按钮很重要，你点开它，会看到一些设置，这里面，你要确保选中的是“整个工作簿”，如果你只想把当前正在看的那一页表格转成PDF，那就选“活动工作表”，但大多数情况下，我们都是一个文件里有很多张表格，想一起转成一个PDF，那就选“整个工作簿”。
还有一个选项可能会看到，是关于发布内容的，最好选择“所有内容”，而不是“仅图表”之类的，确保你的数据部分不会被漏掉，这些都设置好之后，你就可以点击“确定”，然后选择好你想把PDF文件放在电脑的哪个位置，最后点“保存”就行了。
眨眼功夫，Excel就会在你指定的位置生成一个PDF文件，你最好立刻双击打开这个PDF文件，仔细检查一下，翻一翻每一页，看看是不是所有的表格都完整地转过来了？排版有没有错乱？特别是那种很宽的大表格，有没有被合理地分页？数字、文字有没有变得模糊？如果发现某一页因为表格太宽，右边一部分内容跑到页面外面看不见了,那就说明这个方法需要微调。
如果遇到表格特别宽，用上面的简单方法可能导致内容被裁剪，我们就需要稍微麻烦一点点，但效果更好的方法：使用“打印”功能里的“Microsoft Print to PDF”虚拟打印机，这个功能其实是Windows系统自带的,你电脑上肯定有。
操作是这样的：还是在Excel里，点击“文件”，然后选择“打印”，在打印设置那里，第一要害是选择打印机，你别选你家里那个真实的物理打印机，而是在打印机列表里找到“Microsoft Print to PDF”这个选项，选中它，第二要害是设置打印方向，你的表格如果是横着很长，就一定要在“设置”部分把纸张方向从默认的“纵向”改成“横向”，这样一页纸能装下的内容就多多了，第三要害是缩放设置，你会看到一个选项，大概是“将工作表调整为一页”之类的，对于大表格，我强烈建议你不要选“将所有列调整为一页”，因为这样可能会把字缩得太小看不清，你可以试试“将所有行调整为一页”，或者更稳妥的是，选择“自定义缩放选项”，手动设置一个合适的缩放比例，比如95%或者90%，让表格既能完整放下,字又不会太小。
所有这些打印设置都调好之后，你点“打印”按钮，这时，它不会真的用纸打印出来，而是会弹出一个“另存PDF文件为”的窗口，让你给生成的PDF文件起个名字、选个存放地点，你操作完，点保存，就大功告成了，用这个“打印”的方法，你对页面布局的控制力更强,特别适合处理那些不按常规尺寸来的复杂表格。
最后再说两个小贴士，一个是关于超链接的，如果你的Excel表格里有可以点击的超链接，用“另存为PDF”方法转出来的PDF，这些链接通常是可以直接点击的，保持了交互性，但用“打印到PDF”方法，链接就会变成普通的、不能点的文字，如果你需要保留可点击的链接，就要优先考虑“另存为”的方法。
另一个是关于保密和文件大小的，PDF格式本身比Excel更难被随意修改，适合分发和归档，如果你还想增加一层保护，可以在“另存为PDF”时，点开“选项”，里面可能会有设置密码的条目，给PDF设个打开密码或修改密码，在“另存为”对话框里，通常还有个“最小文件大小”的优化选项，如果你需要通过网络发送，担心文件太大，可以勾选这个，虽然会轻微降低图片质量，但能显著减小文件体积,方便传输。
转Excel到PDF不是难事，核心就两条路：图省事、表格规整就用“另存为PDF”；表格又宽又复杂，追求完美排版就用“打印到PDF”，转换前花半分钟检查一下页面设置，转换后花半分钟打开PDF核对一下，就能确保你得到一份布局完美、清晰易读的PDF文档，无论是发给同事、领导，还是存起来当资料,都妥妥的。
