你是不是经常在Excel里面对一大堆杂乱的数据发愁？几百条销售记录混在一起，或者客户信息乱七八糟，想要把它们整理得清清楚楚，却不知道从哪里下手，只能一个一个手动去改，费时又费力，还容易出错，Excel里面藏着很多强大的分类整理功能，用好了能让你效率翻倍，再也不用加班做表格了，我们就来把这些实用的技巧一个一个拆开讲明白,让你真正成为处理数据的高手。

最基础也是最常用的，就是排序和筛选，这两个功能就像是整理房间的初步打扫，排序可以让你按照某一列的数字大小、字母顺序或者日期先后，把整个表格重新排列，你想看看这个月谁的销售额最高，只需要点一下销售额那一列，然后选择“降序排序”，销售冠军就排到最前面了，筛选就更灵活了，它像是一个筛子，只显示你感兴趣的内容，你有一个包含全国各个城市销售数据的表格，但你只想看“上海”的数据，点开筛选按钮，只勾选“上海”，其他城市的数据就暂时隐藏起来了，表格瞬间变得清爽，你还可以进行多重筛选，比如先筛选出“上海”，再在结果里筛选出“产品A”,非常方便。

排序和筛选只是临时看看，如果你的目的是要把数据按照不同的类别分开计算或者生成报告，那就要用到更厉害的功能了——分类汇总和数据透视表。

分类汇总这个功能特别适合对已经排好序的数据进行小计，比如说，你有一张销售记录表，里面每个销售员的销售记录是混在一起的，你先按照“销售员”这一列把数据排序，让同一个销售员的所有记录都挨在一起，点击“数据”选项卡里的“分类汇总”功能，在弹出来的窗口里，“分类字段”就选择“销售员”，“汇总方式”可以选择“求和”，选定汇总项”勾上“销售额”，点确定之后，神奇的事情发生了：Excel会自动在每个销售员的数据下方插入一行，计算出他个人的销售总额，并且在表格最末尾给出所有销售员的总计，这样，每个人的业绩和整体情况就一目了然了，如果你只想看汇总结果，还可以点击表格左上角的数字“1”、“2”、“3”来折叠或展开详细数据,视图非常清晰。

分类汇总虽然好用，但它的灵活性还不够，在数据分析方面，真正的“王牌”是数据透视表，很多人一听这个名字就觉得很难，其实它的核心思想非常简单：拖拽，你完全不用背公式，假设你还是那张销售记录表，里面有销售员、产品类别、日期、销售额等很多信息，现在你想快速知道每个销售员卖每种产品分别卖了多少钱，该怎么做呢？你只需要用鼠标选中表格里的任意一个单元格，然后点击“插入”选项卡里的“数据透视表”，Excel会自动帮你选好数据范围，你直接点确定,就会新建一个工作表。

你会看到右边出现一个字段列表，里面就是你表格所有的列标题，销售员”、“产品类别”、“销售额”，神奇的操作来了：用鼠标左键按住“销售员”这个字段，把它拖到下面的“行”区域；再把“产品类别”拖到“列”区域；把“销售额”拖到“值”区域，一瞬间，一个清晰的交叉报表就生成了！行是每个销售员的名字，列是每种产品类别，中间的数字就是对应的销售额总和，你甚至可以把日期拖到“筛选器”里，这样就可以动态地查看特定时间段内的数据，数据透视表的最大好处是，你可以随意地拖拽这些字段，从不同角度去分析数据，比如你想看每个产品类别在不同地区的销售情况，只需要把地区拖到行区域，替换掉销售员就行了，几秒钟就能得到全新的分析视图,比你手动复制粘贴快无数倍。

除了这些“正规军”，还有一些小技巧能帮你快速分类处理数据，分列”功能，如果你的某一列信息是复合的，姓名-电话-地址”全都挤在一个单元格里，你可以用“分列”功能，按照“-”这个符号作为分隔符，一键把它们拆分成三列，还有“删除重复值”，如果你不确定你的客户名单里有没有重复的记录，用这个功能，Excel能帮你快速找出并删除重复项,保证数据的唯一性。

别忘了条件格式这个美化兼提示的神器，你可以设置规则，比如让所有销售额大于10000的单元格自动显示为绿色，小于5000的显示为红色，这样，打开表格一眼看过去，哪些做得好，哪些需要加强，一目了然,这也是一种视觉上的高效分类。

Excel的分类技巧远不止简单排序那么简单，从基础的排序筛选，到强大的分类汇总和数据透视表，再到各种便捷的小工具，它们就像一套组合拳，当你真正掌握这些方法，再面对杂乱无章的数据时，你心里就有底了，你会知道用什么工具能最快地达到目的，把原始数据变成有价值的信息，这才是提升数据处理能力的核心，多练习几次，你就会发现，以前要折腾一两个小时的工作,现在可能几分钟就搞定了。