你是不是也遇到过这样的情况：一个项目布置下来，大家口头答应得好好的，但真干起来就乱了套，谁该做什么？做到哪一步了？什么时候能完成？问起来都是一笔糊涂账，最后要么是有人忙死，有人闲死，要么是快到截止日期了才发现活儿还没干完，整个团队手忙脚乱，效率极其低下。
解决这个问题并不需要什么高深莫测的管理软件或者复杂的系统,我们每天都会用到的Word，里面那个看似普通的表格功能，只要用对了方法，就能变成一个非常强大的分工和进度追踪工具，让团队协作变得清清楚楚、明明白白。
为什么是Word表格？
它太方便了,几乎每个人的电脑上都有Word，不需要额外安装学习新软件，降低了使用门槛，它很灵活，你想怎么画表格就怎么画，想增加什么栏目就增加什么栏目，完全可以根据你项目的具体需求量身定制，它易于共享和更新，把文件放在共享盘或者通过聊天工具发给大家，每个人都能看到最新的版本，负责人更新一下自己的进度，整个团队的状态就一目了然了。
怎么用Word表格来做精细分工？
光有一个表格架子还不够,关键是要把内容设计得足够“精细”，一个好的分工追踪表，应该包含以下几个核心部分：
任务分解要像切蛋糕一样： 你不能只写一个大的项目名称，筹备公司年会”，这太笼统了，没法执行，你必须把它拆解成一块块可以分下去的小任务。“确定年会主题和流程”、“预订酒店和场地”、“安排餐饮菜单”、“采购奖品和礼品”、“准备主持人串词”、“收集节目并排练”等等，把这些具体的小任务逐行填在表格的第一列。
责任必须落到具体的人头上： 在任务旁边，专门设一栏“负责人”，这里一定要写清楚是谁，不能写“行政部门”这样模糊的称呼，必须精确到张三、李四，一个人可以负责多项任务，但一项任务最好只有一个主要的负责人，避免出现互相推诿的“三个和尚没水吃”的情况。
设定清晰的时间节点： 除了最终的截止日期，还要为关键步骤设定“里程碑”式的节点，对于“预订酒店和场地”这个任务，可以设定“初步筛选3家备选”、“完成现场考察”、“签订最终合同”等多个节点，并给每个节点设定具体的完成日期，这样，你就不是在deadline那天才检查结果，而是能提前知道事情是否在正轨上。
状态更新让进度可视化： 这是整个表格的灵魂所在，增加一栏“当前状态”或“进度”，你可以用简单的文字描述，未开始”、“进行中”、“已完成”、“已延期”，但更直观的方法是使用“颜色标记”，约定俗成地用红色表示延期或遇到困难，黄色表示进行中但需要关注，绿色表示一切正常或已完成，一眼扫过去，整个项目的健康度清清楚楚，哪些地方卡壳了，需要马上协调资源解决，管理者心里立刻就有数了。
备注栏不能少： 再增加一栏“备注或遇到的问题”，这里是给执行者留言用的，负责人可以在这里写上遇到的具体困难（供应商报价超预算，正在寻找替代方案”）、需要的资源支持（需要设计部协助制作海报”）或者一些临时的说明，这相当于一个简单的沟通窗口，让管理者和协作方能快速了解任务背后的故事。
实际操作中的小技巧
当你和你的团队习惯了用这样一个精细的Word表格来管理工作时,你会发现，混乱减少了，扯皮变少了，每个人的责任感增强了，因为所有东西都白纸黑字地摆在那里，做没做、做得好不好，非常清晰，管理者从“催命鬼”变成了“清道夫”，主要精力放在解决卡点问题上；团队成员也对自己的工作有了更强的掌控感。
这样一来,工作效率的提升就是水到渠成的事情，它不再是一句空洞的口号，而是变成了表格里一个个从“黄色”变成“绿色”的任务项，变成了项目提前或准时完成的喜悦，别再小看Word表格了，它可能就是那个让你和团队效率倍增，却一直被忽略的宝藏工具。
