说到把PPT转成PDF，这几乎是每个需要处理文档的人都会遇到的事，你可能为了分享给客户，可能为了存档，也可能只是为了确保在别人的电脑上打开时不会变得乱七八糟，但“转一下”这个简单的动作背后，其实藏着不少能影响最终效果和安全性的细节，直接另存为PDF当然可以，但要想做到高质量、高安全性和真正的跨平台兼容,就需要多花一点点心思。
先说说怎么才能算“高质量”转换，很多人转换完PDF后会发现，怎么图片模糊了？原来的漂亮字体怎么都变成宋体了？动画效果全没了是正常的，但静态的版式和清晰度必须保证，要实现高质量，关键在于转换时的设置，在PowerPoint里，当你点击“文件”>“另存为”并选择PDF格式后，千万不要直接点保存，一定要点开“选项”按钮，会弹出一个详细的设置窗口，你要确保几个关键点，第一，在“发布内容”那里，不要选“标准”，而是选择“高质量打印”甚至“最小文件大小”选项有时会过度压缩图片，导致质量损失，而“高质量打印”则会优先保证视觉保真度，第二，也是很多人忽略的一点，是关于字体的嵌入，在同一个“选项”窗口里，找到“PDF选项”下的“符合ISO 19005-1标准”和“嵌入字体”这两个选项，强烈建议勾选“嵌入字体”，这是什么意思呢？简单说，就是把你在PPT里用的那些特殊字体（比如微软雅黑、或者其他企业专用的艺术字体）的文件本身，打包进PDF里，这样，即使用户电脑上没有安装这些字体，PDF也能按照你设计的样子正确显示出来，如果不嵌入，而对方的电脑又没有这个字体，系统就会随便找一个默认字体（通常是宋体）替代，整个排版就可能错乱，美感尽失，要注意有些商业字体有版权限制，不允许嵌入，但大部分常用字体是没问题的，勾选“符合ISO 19005-1标准”能进一步提升长期可读性,确保文件在未来很多年都能被正确打开。
接下来是文档安全，把PPT转成PDF发送出去，很多时候你并不希望对方能随意修改、复制甚至打印，PDF的优势就在于可以方便地设置权限，同样在“另存为”的“选项”窗口里，往下拉可以看到“权限”相关的设置，你可以在这里设置一个“打开密码”，不知道密码的人根本打不开这个文件，更精细的控制是设置“修改密码”，你可以允许别人打开、阅读，但不能修改、不能打印、不能从文档里复制文字和图片，这对于保护公司机密信息、设计方案或者报告初稿非常有用，你可以根据需求灵活组合这些权限，给内部同事审阅的版本，可能只设修改密码防止误改；而发给外部客户的最终版，可能会加上打开密码，并禁止打印和复制，最大限度地保护知识产权，设置密码时，尽量使用强密码，混合大小写字母、数字和符号,提高破解难度。
跨平台兼容性，这可能是PDF格式天生的优势，但也不是完全高枕无忧，所谓跨平台，就是希望无论是在Windows电脑、苹果Mac电脑、手机上，还是用各种PDF阅读器（比如Adobe Acrobat、福昕、或者浏览器内置的查看器）打开，看起来都一模一样，要做到这一点，除了前面提到的嵌入字体是关键之外，还有一个要点是注意版本兼容性，在“另存为PDF”的选项里，可能会有一个“PDF标准”的下拉菜单，里面有比如PDF/A之类的选项，PDF/A是一种用于长期存档的格式，它严格要求所有元素（包括字体）都必须自包含，并且禁止一些像JavaScript这样的动态内容，以确保几十年后这个文件依然能被无障碍阅读，如果你转换的文档是用于非常重要的、需要长期保存的档案，选择PDF/A格式能提供最高的兼容性保障，对于日常使用，选择默认的PDF标准通常就足够了，转换完成后，一个好习惯是，自己先用不同的设备（比如电脑和手机）和不同的软件（比如电脑上的Adobe Reader和谷歌浏览器）打开这个PDF文件检查一下，确认排版、图片清晰度和字体都没有问题，然后再发出去，这花不了一分钟,却能避免很多后续的麻烦和尴尬。
除了使用PowerPoint软件自身的功能，市面上也有很多在线转换工具和第三方软件，对于在线工具，一定要高度警惕文档安全，因为你把PPT上传到了别人的服务器上，你无法控制对方会如何处理你的文件，是否存在泄露风险，如果PPT内容涉及任何敏感信息，绝对不要使用任何来路不明的免费在线转换网站，相比之下，使用你已经安装的正版Office软件进行转换，是安全性最高的方式，第三方桌面软件可能提供更多高级选项，但对于绝大多数日常需求，PowerPoint自带的“另存为PDF”功能，只要设置得当,已经完全足够强大。
快速将PPT转为高质量的PDF，不是一个简单的点击操作，而是一个需要根据目的进行配置的过程，核心三步走：一是通过“高质量打印”选项和“嵌入字体”保证视觉质量；二是利用密码和权限设置保护文档安全，控制他人对文件的操作；三是通过选择适当的PDF标准（如PDF/A）并在多平台预览，确保无论在哪里打开都万无一失，多花几十秒钟进行这些设置，换来的是专业、可靠和省去后续无数沟通纠错的麻烦,绝对是值得的。
