打造多设备无线打印的高效办公环境

在现代办公环境里,打印需求无处不在，无论是重要的合同文件、需要讨论的会议资料，还是日常的报表单据，都离不开打印机，但问题也随之而来：办公室里打印机数量有限，通常只有一两台；同事们的电脑有台式机，有笔记本，系统还可能不一样，有Windows，也有Mac；再加上现在人人都有智能手机，偶尔也需要把手机里的文档或照片快速打印出来，如果还像以前那样，每个人都靠插U盘或者拉着一条长长的USB线去连接那台唯一的打印机，不仅麻烦，效率低下，而且办公室里线缆缠绕，也非常不美观。

这时候,网络共享打印机的优势就完全体现出来了，它的核心思想非常简单，就是让一台打印机不再是个别电脑的“私有财产”，而是把它变成一个所有授权设备都能随时访问的“公共资源”，就像办公室里共享的饮水机，每个人都可以用自己的杯子去接水一样，网络共享打印机让每个人都能在自己的座位上，轻松地把文件“扔”进去打印出来。

实现网络共享打印其实并不像听起来那么复杂和高深,主要有几种常见的方式，第一种，也是最传统的方法，是通过一台始终开着的电脑来共享，可以把打印机用USB线连接在办公室某台性能稳定、基本不关机的台式电脑上，然后在这台电脑上进行简单的设置，把连接着的打印机属性里的“共享”选项勾选上，并给它起一个容易识别的名字，财务部彩色打印机”，这样，办公室局域网内的其他电脑，只要在添加打印机的向导里选择“网络打印机”，找到这台被共享的打印机并安装一下驱动，就可以直接使用了，这种方法的好处是几乎不需要额外购买设备，利用现有电脑即可，但缺点也很明显：那台作为共享中枢的电脑必须一直开着，否则其他人都无法打印。

第二种方式,也是现在更主流、更推荐的方式，是使用自带网络功能的打印机，这类打印机本身就不需要依赖电脑，它自己就带有一个网线接口或者无线Wi-Fi功能，购买回来后，只需要用网线将它连接到办公室的路由器上，或者让它加入办公室的Wi-Fi网络，在同一网络下的所有电脑、手机，就都能直接发现并添加这台打印机了，这种方式彻底解放了作为共享中枢的电脑，稳定性更高，设置也更为直观，现在很多新出的家用或办公打印机都具备这个功能。

第三种方式,适用于那些比较老式的、只有USB接口的打印机，如果想让它们也享受网络共享的便利，可以购买一个叫“打印服务器”的小设备，这个设备一头连接老打印机，另一头通过网线或Wi-Fi连接到路由器上，它就能扮演一个翻译官的角色，让传统打印机变身成为网络打印机。

当打印机成功接入网络后,多设备打印的便利性才能真正感受到，对于Windows电脑和苹果Mac电脑，它们都能很好地支持网络打印机，在系统设置里添加一下就能用，而更让人惊喜的是对移动设备的支持，现在很多打印机厂商都提供了配套的手机App，或者支持苹果的AirPrint以及谷歌的Cloud Print这类通用打印技术，这意味着，你正在用手机查阅一封重要邮件，里面有个附件需要马上打印，你不再需要先把文件传到电脑上，只需要在手机的分享菜单里选择“打印”，然后选择办公室那台共享打印机，几分钟后，文件就已经在出纸槽里等着你了，同样，用平板电脑浏览网页时看到一份有用的资料，也能瞬间变为纸质版，这种无缝衔接的体验，极大地提升了工作的流畅度和即时性。

打造这样一个无线打印环境,带来的好处是实实在在的，最直观的就是效率的提升，员工无需离开座位，节省了来回走动的时间，也避免了在打印机前排队的尴尬，尤其当需要紧急修改重打时，效率优势更加明显，其次是灵活性的增加，员工的笔记本电脑可以随时在办公室的任何角落连接网络进行打印，开会时带着笔记本去会议室，需要打印资料也能轻松搞定，也简化了设备管理，网管人员不需要在每一台电脑上都重复安装本地打印机驱动，只需要维护好中心那台网络打印机即可，出了问题也更容易排查。

在享受便利的同时,安全问题也不能忽视，最好为共享打印机设置一个访问密码，或者结合公司的网络设置，只允许特定范围内的IP地址或经过认证的设备进行打印，防止无关人员误打或恶意消耗打印资源，定期更新打印机的固件，也能修复一些潜在的安全漏洞。

网络共享打印机已经不再是大型企业的专属,而是任何规模团队都能轻松部署的实用方案，它通过一种巧妙的方式，将单一的打印资源变成了协同共享的基础设施，打破了设备与地点之间的隔阂，花一点时间进行设置，就能为日常办公带来持久的便捷与高效，让打印这件事变得真正意义上的轻松自如。